Alles wat je moet weten over de thuiswerkvergoeding in 2025

Sinds de coronapandemie is thuiswerken niet langer iets dat je af en toe doet, maar is het een vast onderdeel van ons werkende leven geworden. De keukentafel is ons kantoor, de koffiemok is onze collega, en Teams is de nieuwe vergaderzaal. Veel organisaties hebben inmiddels het hybride werken structureel omarmd. Maar thuiswerken roept ook vragen op, vooral over de kosten. Wie betaalt eigenlijk de stroom voor je laptop, de verwarming als het buiten vriest, of de koffie die je nu zelf moet zetten? Kortom: hoe zit het met de thuiswerkvergoeding? In deze blog zetten we alles voor je op een rij, zodat jij weet waar je recht op hebt of wat je als werkgever slim kunt regelen.

Wat is een thuiswerkvergoeding?

Een thuiswerkvergoeding is een bedrag dat een werkgever aan een werknemer betaalt om de extra kosten te dekken die ontstaan wanneer iemand thuiswerkt. Hoewel thuiswerken comfortabel en flexibel kan zijn, brengt het ook kosten met zich mee.

Denk bijvoorbeeld aan de elektriciteit voor je laptop en verlichting, de verwarming van je huis tijdens werkuren, extra waterverbruik, en kleine dingen zoals koffie, thee en wc-papier die je op kantoor normaal gesproken niet zelf hoeft te betalen.

De thuiswerkvergoeding is bedoeld als een tegemoetkoming in deze dagelijkse kosten. Werkgevers mogen deze vergoeding onder bepaalde voorwaarden belastingvrij uitkeren tot een vastgesteld maximumbedrag per thuisgewerkte dag. Dit maakt het een fiscaal aantrekkelijke regeling voor beide partijen.

Is een thuiswerkvergoeding verplicht?

Kort antwoord: nee, niet wettelijk. In Nederland is er geen wet die werkgevers verplicht om een thuiswerkvergoeding te betalen. In de praktijk zijn er echter wel situaties waarin je als werknemer recht kunt hebben op een vergoeding.

Hier zijn drie belangrijke manieren waarop een thuiswerkvergoeding verplicht kan worden:

1. Cao-afspraken

Als er in jouw cao iets staat over een thuiswerkvergoeding, dan is de werkgever verplicht zich hieraan te houden. Wat erin staat, is bindend.

2. Arbeidsovereenkomst

Als in jouw contract of in de arbeidsvoorwaarden is vastgelegd dat je een vergoeding voor thuiswerken ontvangt, dan is dat een afspraak waar beide partijen zich aan moeten houden.

3. Beleid of gewoonte

Wanneer een werkgever regelmatig en zonder onderscheid een thuiswerkvergoeding aan werknemers uitkeert, kan dit na verloop van tijd worden gezien als een verworven recht. Met andere woorden: je mag het dan redelijkerwijs verwachten.

Wat is de maximale thuiswerkvergoeding in 2025?

In 2025 mogen werkgevers maximaal €2,35 per dag dat je thuiswerkt onbelast vergoeden. Dit bedrag is niet zomaar gekozen; het is gebaseerd op berekeningen van het Nibud over de gemiddelde extra kosten van thuiswerken en wordt jaarlijks aangepast aan de inflatie. Een werkgever kan meer dan €2,35 geven, maar let op: het bedrag boven de €2,35 wordt als belast loon beschouwd.

Hoe werkt het in de praktijk?

Stel je voor: een werknemer werkt 3 dagen thuis.

Een werknemer werkt op maandag, dinsdag en donderdag thuis. De werkgever mag dan:

• 3 × €2,35 = €7,05 per week onbelast vergoeden
• Dat komt neer op ongeveer €30,52 per maand (afhankelijk van het aantal werkdagen).

Tips voor werkgevers bij het invoeren van een thuiswerkvergoeding:

1. Stel beleid op: Leg vast wanneer en voor wie de vergoeding geldt (bijvoorbeeld minimaal 4 uur thuiswerken per dag).
2. Maak gebruik van een thuiswerkregistratie: Vraag werknemers om aan te geven op welke dagen zij thuiswerken.
3. Communiceer duidelijk: Zorg ervoor dat medewerkers weten wat ze kunnen verwachten.
4. Pas je loonadministratie aan: De thuiswerkvergoeding moet correct worden verwerkt om fiscaal onbelast te blijven.

Tijd om de thuiswerkvergoeding goed te regelen!

De thuiswerkvergoeding is tegenwoordig een onmisbaar onderdeel van het moderne arbeidsvoorwaardenpakket. Hoewel het geen wettelijke verplichting is, kiezen veel werkgevers er bewust voor om hun medewerkers hierin tegemoet te komen, en dat is heel begrijpelijk. Met duidelijke afspraken en een goed doordacht beleid ondersteun je niet alleen de praktische kant van thuiswerken, maar draag je ook bij aan het werkgeluk en de productiviteit van je team. Ben je als organisatie bezig met het toekomstbestendig inrichten van werk? Neem dan ook een kijkje bij ons blog over flexibel werken om meer te leren over dit onderwerp.